Ob ein einfacher Schriftverkehr, um Termine zu planen oder Online-Meetings abzuhalten – das Microsoft 365-Paket ist inzwischen DER Hub für die tägliche Arbeit in Unternehmen und deren Datenhaltung. Doch wie steht es eigentlich um die Datensicherheit und Backup-Funktionen von Microsoft 365?
Good to know:
Ihre Daten sind bei einer professionellen Implementierung von Microsoft 365 sicher und redundant in deutschen oder EU-Datenzentren gespeichert. Die Sicherheit gegen Angriffe ist durch die zentrale Verwaltung extrem gut und wird durch Bordmittel oder Add-ons ergänzt.
Aber:
Microsoft 365 bringt standardmäßig keine Lösung mit sich, um die Daten „klassisch“ zu sichern, wie Sie es z.B. durch regelmäßige, lokale Backups oder Offsite-Backups gewohnt sind.
“Was bedeutet das für die tägliche Arbeit in Ihrem Unternehmen mit Microsoft 365?
Im Falle eines Hackerangriffes (Ransomware / Verschlüsselung von Konten) oder versehentlicher Löschung gibt es keine Möglichkeit, die Daten wiederherzustellen. Doch das bedeutet natürlich nicht, dass Microsoft 365 ein unsicheres Tool für Unternehmen ist.
Doch wie sicher ist Microsoft 365 wirklich?
Zu Beginn muss man das Ganze etwas einfangen und klarstellen, dass Microsoft365 nicht absolut unsicher ist. Es verfügt selbstverständlich über eine Fülle von Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen. In der heutigen digitalisierten Arbeitswelt, in welcher Hackerangriffe immer mehr zunehmen und zudem ausgeklügelter werden, sind die standardmäßigen Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen von Microsoft 365 jedoch nicht jedoch nicht genug, um hinreichend abgesichert zu sein.
Denn so seltsam es klingt: das einzige Backup von MS365 ist der Papierkorb. Dorthin können nämlich Dateien, Mails, Nachrichten etc. geschoben und dann wiederhergestellt werden. Wenn die Daten dort jedoch nicht mehr vorhanden sind, können sie auch nicht mehr zurückgeholt werden. Aber ein Papierkorb stellt keinesfalls eine Alternative zu einer angemessenen Datensicherungslösung dar. Ausschließlich bei einem richtigen Backup ist sichergestellt, dass auch genau die Daten gesichert werden, die für eine Wiederherstellung benötigt werden. Zudem lässt sich der Zeitpunkt, wann und in welchen Abständen gesichert wird, bestimmen.
Was kann passieren, wenn ich kein Backup für meine Microsoft 365-Anwendungen habe?
Wie bereits erwähnt: Hackerangriffe durch Ransomware oder anderer Malware häufen sich heutzutage immer mehr und das Vorgehen der Hacker wird zudem zunehmend professioneller – eine enorme Bedrohung für sämtliche Unternehmen. Abhilfe schafft hier ein Addon-Backup, das dem Datenverlust vorbeugt.
Hierbei werden die Daten aus der Produktivumgebung des Kunden auf die Server eines Drittanbieters gespeichert. Selbstverständlich verschlüsselt und DSGVO-konform. Dadurch ergibt sich eine Unabhängigkeit von den Konten bei Microsoft. Die Daten aller MS 365 Anwendungen können wiederhergestellt werden. Auch, wenn z.B. der Komplette Mandant durch einen Angriff zerstört werden würde.
Was müssen wir als Unternehmen im Zusammenhang mit MS365 beachten?
Eine Anforderung an Unternehmen stellt die EU-DSGVO, nach welcher Daten z.B. über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt und archiviert werden müssen. Unternehmen müssen dafür sorgen, dass eine Kopie der Daten gespeichert und an einem Ort – unabhängig der lokalen Struktur – abgesichert werden. Darunter fallen alle relevanten Dateien, Dokumente und Daten – und das betrifft natürlich auch die Arbeitsprozesse, die über das Microsoft 365-Paket laufen. Unternehmen bleibt also gar keine andere Wahl als für eine angemessene Datensicherung zu sorgen.
Die Anforderungen, wie eine Backupstruktur für Microsoft 365 konkret aussehen soll, sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Sogar in verschiedenen Abteilungen werden teils verschiedene Absicherungen verlangt. Eine gute Planung und optimale Sicherungsstrategie sind daher essenziell.
Außerdem kann man die Daten der Microsoft365-Anwendungen auf unterschiedliche Weise sichern. Es gibt sowohl Backups, bei welchen Daten heruntergeladen und lokal abgesichert werden und Backups, bei denen sie nicht heruntergeladen, sondern in der Cloud auf der Plattform eines anderen Anbieters gesichert werden.
Eine gut geplante und professionelle Backupstrategie für Microsoft 365 sichert Ihre Arbeit ab und entlastet Sie. Zudem haben Sie weniger Aufwand sich mit Themen zu beschäftigen, bei welchen Sie kein Spezialist sind. Sie haben dadurch mehr Kapazitäten und können sich auf Ihr Kerngeschäft und Ihre Stärken besinnen. Und vor allem: Sie können unbeschwerter sein, weil die Daten Ihres Unternehmens zuverlässig abgesichert sind!
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